A veces lo que parece ordenado no lo está en absoluto, es un desorden tan cotidiano que no se percibe. Cuando algo así pasa en una oficina con su archivo documental, las consecuencias a medio plazo pueden ser desastrosas: la productividad y la eficiencia de nuestro ambiente de trabajo se verá disminuida paulatina e inadvertidamente. Afortunadamente, existen estrategias para mejorar la gestión de documentos que son capaces de brindarnos una gran ayuda en tan relevante proceso administrativo.

Hoy queremos compartir con vosotros seis ideas para mejorar la gestión documental de un ambiente de trabajo con pautas para incrementar la seguridad y la productividad en este mismo espacio.

Depurar

Revisar periódicamente la caducidad y relevancia de los documentos que tenemos bajo resguardo, nos ayudará a deshacernos de aquellos cuya conservación ha dejado de ser esencial.

Optimizar

Cambiar los sistemas habituales para organizar, clasificar, archivar y consultar un archivo documental es una excelente manera de optimizar de manera integral el manejo de nuestra documentación de oficina.

Instruir

A veces un buen sistema de gestión documental no nos ofrece los resultados esperados.,A menudo, el error no está en el procedimiento sino  en quienes lo llevan a la práctica. En esos casos,lo que sucede es que los   usuarios no conocen realmente la teoría organizacional que fundamenta tal método de gestión de documentos.

Actualizar

Las tecnologías y sistemas utilizados para el manejo de un archivo documental deben ser renovados eventualmente. Y es que, conforme se incrementa el número de documentos resguardados, se hace necesario adaptar el procedimiento habitual a los nuevos requerimientos administrativos que vayan surgiendo.

Concienciar

No está demás crear una cultura del buen manejo de documentos, ponderando la responsabilidad y la atención extrema en su gestión. Motivar a que el personal establezca dentro de sus labore,s una mejor gestión de los documentos bajo su responsabilidad, es algo muy importante.

Consultar

Finalmente, cuando la cantidad de documentos relacionados con la administración de nuestra oficina es elevada, lo mejor es realizar una consultoría con empresas especializadas en diseñar e implementar soluciones de oficina, encaminadas a una gestión de documentos más segura y eficiente.