Para comprender las ventajas que ofrece el mailroom electrónico, es recomendable imaginar las oficinas de correo o las recepciones de una gran oficina de hace unos años. Todos hemos visto esos grandes casilleros donde se clasifica el correo para que los empleados puedan recoger su correspondencia.

En empresas muy grandes, la organización de todos los documentos que llegan puede ser una labor ardua que ocupa bastante tiempo. Por ello, con el paso del tiempo han surgido alternativas que aumenten la productividad y reduzcan el tiempo destinado a estas tareas.

Con el avance de la tecnología, la automatización ha logrado que las labores que antes desempeñaban las recepcionistas y oficinas de correos, se efectúen ahora de una manera más eficiente y segura. Las ventajas que una empresa puede obtener al implementar un sistema de mailroom electrónico son sin duda un aliciente para que muchos adopten este moderno sistema de automatización de tareas administrativas.

Aumenta la productividad de la empresa

Si hay algo que toda empresa u organización tienen en común es el hecho de que reciben numerosos tipos de comunicados, que deben ser gestionados de manera correcta y canalizados a quienes les corresponda. Es en este punto donde se hace necesario contar con un servicio de mailroom electrónico.

Y es que automatizar la documentación -es decir, recoger los documentos, obtener la información que de ellos se requiere y hacérsela llegar a los interesados- optimiza en gran manera los procedimientos internos de una compañía.

Eficaz gestión de documentos

Sin embargo, es importante señalar que no toda la documentación se puede automatizar. Es necesaria una logística cuidadosa de la gestión de documentos de cada empresa, de acuerdo a sus características particulares. Es recomendable implementar procedimientos de automatización documental por medio de ciertos programas informáticos, que nos permitan preservar los procesos de nuestra organización de un modo más rápido y económico.

Crear un mailroom empresarial no es una tarea sencilla. La base de un sistema de este tipo puede ser un programa de auto-aprendizaje capaz de clasificar los documentos y distribuirlos a sus destinatarios. Afortunadamente, existen empresas especializadas en la gestión documental -como Konica Minolta– capaces de ofrecer al público soluciones de mailroom electrónico de comprobada efectividad.

De cualquier manera, un buen sistema de mailroom virtual debe ser un procedimiento que nos proporcione un mayor retorno de lo invertido en mano de obra y que solvente labores difíciles de realizar.