Los documentos que se manejan en una organización no solo dan cuenta de las operaciones administrativas efectuadas sino que el archivo de una oficina y las prácticas de impresión que se cultiven, tienen influencia directa en la productividad de un entorno administrativo. Las nuevas tecnologías y sistemas de gestión documental ayudan, en gran medida, a implementar hábitos de impresión inteligente en una oficina.

Por ello, hoy queremos comentar algunas prácticas recomendables para optimizar la impresión masiva en un área de trabajo de cara a aumentar el ahorro, la eficiencia y la productividad.

Ahorro en la impresión

En periodos de crisis, es necesario asumir estrategias de ahorro a nivel empresarial y considerar diferentes tácticas para la disminución de gastos no imprescindibles. Una de las fuentes de gasto que deben moderarse es el consumo de papel.

En nuestros tiempos, caracterizados por la digitalización, las compañías pueden gozar de ahorros de hasta el 40% en el gasto de papel con tan solo seguir ciertas pautas. La recomendación más importante es la de sustituir los documentos en papel por ficheros en formato digital. Siempre será más beneficioso, en todos los sentidos, enviar un correo electrónico, que enviar una carta impresa.

Por otro lado, siempre es recomendable utilizar impresoras de tecnología láser, ya sea en color o en monocromo, mucho más baratas a la larga que los sistemas inkjet.

Optimización integral de nuestras impresiones

Si las circunstancias así lo exigen y no puede dejar de imprimirse en papel ciertos documentos, entonces hay que procurar una optimización integral del sistema de impresión utilizado, lo que se puede conseguir fácilmente imprimiendo más de una hoja en la misma cara, lo más aconsejable cuando se imprime gran cantidad de páginas, o a doble cara. De hecho, estas alternativas de impresión disminuyen los costes relacionados hasta un 50%.

También es conveniente utilizar papel que ya ha sido impreso por uno de sus lados. Este es el sistema perfecto para la elaboración de borradores o documentos que nos requieran ser entregados o archivados, sino solo utilizados provisionalmente dentro de la compañía.

Todas estas prácticas no solamente propiciarán un valioso ahorro para la empresa que las implante en sus procedimientos administrativos, sino que, además, beneficiará en grado sumo al medio ambiente.

Por último, el mejor consejo es acudir a firmas especializadas en ofrecer consultorías de flujos de trabajo, tecnologías de impresión digital y diseño de estrategias de impresión adecuadas para cada empresa. Estas firmas, como por ejemplo Konica Minolta, ofrecen las mejores soluciones de impresión, gestión documental y parques de impresión que nos permitirán implementar un sistema fiable y seguro para gestionar nuestros documentos con la máxima eficiencia y productividad.